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¿POR QUÉ DEBO CONVERTIR MI PMO EN APMO?

Es bastante habitual escuchar esta interrogante durante los entrenamientos profesionales certificados internacionales impartidos por el staff de Taurus Galaxy®, lo cual genera debates bastante enriquecedores respecto a los desafíos que deben abordarse.

Antes de responder la interrogante es necesario repasar cuál es el propósito y responsabilidades de una PMO (Project Management Office = Oficina de Gestión de Proyectos y Programas) en entornos tradicionales.


Propósito en entornos tradicionales:

- Brindar soporte en la planificación y ejecución de proyectos, facilitando la toma de decisiones de forma centralizada y vertical descendente, para reducir costes de operación, controlar cronogramas y asegurar resultados pronosticados.


Responsabilidades en entornos tradicionales:

- Dar soporte metodológico tradicional a los Equipos.

- Dar seguimiento a los resultados de los Equipos.

- Apoyar la priorización de proyectos junto al Área Gestión de Demanda.

- Llevar el control de los presupuestos.

- Gestionar en forma centralizada los documentos e información de los proyectos.


Es importante hacer hincapié en que el concepto “tradicional” no se le debe añadir cargas cognitivas tradicionales, o mejor dicho coloquialmente, “no demonizar el enfoque tradicional”, pues es sólo uno de muchos enfoques de desarrollo de soluciones y proyectos que genera resultados en la medida que las Organizaciones sepan dilucidar en qué contextos estarán operando.


Ahora bien, el 85% de las empresas en Latinoamérica está en proceso de implementación de filosofía y frameworks Lean & Agile (Estado de madurez Latam 2021), y como es sabido, esta nueva cultura propicia cambios en el ADN de cada Gerencia y Equipo en función hacia un propósito común y compartido, por consiguiente, una PMO debe evolucionar su mindset sin duda.


Desde nuestra experiencia en implementaciones Lean & Agile dentro de la Región, señalamos que el propósito y responsabilidades de una APMO (Agile Project Management Office = Oficina de Gestión Ágil de Proyectos y Programas) son las siguientes:


Propósito en entornos ágiles:

- Brindar un soporte principal en la consecución de objetivos de negocio empresarial, a través de una coalición transversal del cambio, impulsando excelencia ágil a todo nivel organizativo.


Responsabilidades en entornos ágiles:


A nivel estratégico:


o Apoyar la toma de decisiones de los Ejecutivos y Business Owners sobre los presupuestos por portafolio de valor.

o Brindar soporte a Ejecutivos y Business Owners en la gestión del Backlog de Transformación como también del Portfolio Kanban (Framework LEAN PORTFOLIO MANAGEMENT).

o Aportar visión para maximizar indicadores de rendimiento de los portafolios.

o Aportar visión de la cultura ágil y que ésta no sea canibalizada por las urgencias tradicionales gerenciales (MANAGEMENT 3.0).


A nivel táctico:


o Velar por una adecuada gestión de capacidades de los flujos de valor.

o Proporcionar guía respecto a los planes de desarrollo profesional de los Equipos ágiles en función a las brechas transversales detectadas.

o Proporcionar guía respecto a los perfiles de talento a reclutar y seleccionar hacia los flujos de valor en función a las brechas transversales detectadas.

o Guiar mediciones de madurez ágil organizacional para promover una cultura de mejora continua (Consultar sobre nuestro ARTÍCULO y también sobre SCRUM LEVEL).

o Ser un nexo eficiente en la comunicación de la estrategia empresarial con los flujos y trenes ágiles.

o Colaborar férreamente con los LACE (Lean Agile Center of Excellence) para promover espacios de ensayo, error y aprendizaje impulsando niveles adecuados de excelencia técnica y estandarización de gestión de los flujos y trenes ágiles.


A nivel operativo:


o Fomentar autonomía y empoderamiento para que cada flujo y tren ágil auto-organice sus planificaciones y estimaciones trimestrales.

o Ayudar a reestructurar los contratos con entidades externas para guiarlos hacia términos ágiles y comunes.

o Aportar experiencia para el diseño y rediseño de procesos de On-Boarding y Off-Boarding de Equipos ágiles.

o Generar instrumentos que permitan otorgar una visión 360° de la gestión ágil y cómo ésta contribuye a los resultados esperados.


Llegado a este punto surge siempre una nueva y contundente pregunta: ¿Qué debemos hacer para transformar la PMO?


Desde nuestra experiencia en implementaciones Lean & Agile dentro de la Región, contamos con una ruta de evolución, que en ningún caso es una receta universal, sino que está fundada en nuestros resultados obtenidos, pero este punto lo dejaremos reservado para un siguiente artículo, en la medida que sea de interés para los lectores.


Por último, Lean & Agile conllevan profundos cambios y transformaciones dentro de una Organización, y según Chaos Report de 2014, la gestión tradicional de proyectos aporta un 9% de éxito a las soluciones versus un 39% de éxito en gestión ágil, por lo tanto, una APMO contribuye a lograr esos resultados como también aporta mucho valor a las Organizaciones que están en vías de Agile Scaling (Escalamiento ágil), o bien ya alcanzaron este nivel, lo cual les permitirá:


  • Incrementar su nivel de alineación estratégica mediante OKR (OKR LEADERSHIP).

  • Reducir significativamente niveles de desperdicios organizacionales (LEAN MANAGEMENT).

  • Reducir brechas de mindset entre Organización y proveedores.

  • Mantener foco en la colaboración transversal para capitalizar los resultados que brinda Agilidad.


En caso que desees profundizar conocimientos y el cómo la APMO habilita la estrategia empresarial ágil, puedes consultar el siguiente enlace sobre nuestra certificación internacional del framework LEAN PORTFOLIO MANAGEMENT.


Autor: Alexis Hidalgo G. | Founder & Owner at Taurus Galaxy®.


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